Em uma cadeia de valor, empresas estão trocando informações constantemente. É um embarcador que precisa avisar uma transportadora que um produto já está separado para entrega, assim como um seller que o produto foi vendido; a transportadora que precisa comunicar a entrega realizada, e assim vai.
É quase inacreditável falar nesses termos, mas, por muito tempo, tudo isso foi feito com papal, seja por fax ou outra forma de envio.
É claro que essas comunicações poderiam ser mais automatizadas. E foram. Ainda na década de 1970, surgiu o EDI – Eletronic Data Interchange, usado por muitas organizações até hoje.
O que é EDI então? Como ele funciona debaixo dos panos? Qual o benefício dessa tecnologia? Como ela evoluiu ao longo do tempo? Cabe ainda usá-la para o envio de dados?
Veja neste artigo uma visão geral sobre essa tecnologia.
O que é EDI?
O EDI é uma tecnologia que permite a troca eletrônica automatizada de documentos entre empresas (integração B2B) – como ordens de compra, faturas e despachos etc. –, a fim de sincronizar cadeias de valor.
Por exemplo: por meio de um EDI um armazém pode avisar um varejista que um lote de produtos está pronto para envio. A mensagem já vai com todas as informações sobre o lote, como número de produtos, códigos e outras, de maneira que ninguém precisa anotar esses números manualmente, tornando rápida, fácil e precisa a entrega.
O EDI é uma tecnologia oriunda da manufatura. Ele surgiu precisamente para facilitar a troca de informações de compras entre indústria e fornecedores. Mas acessível amplamente, ele se tornou sobretudo na década de 1990, com a internet. O EDI surgiu, inicialmente, para substituir o papel e a comunicação por meio fax ou de documentos. Os documentos EDI normalmente contém a mesma informação que seria encontrada em um documento físico usado para o mesmo propósito.
Como funciona a integração com EDI
As trocas eletrônicas de mensagem por meio de EDI são baseadas em standards compartilhados entre os parceiros, que definem como o dado é formatado na saída e na entrada. Os standards garantem a interoperabilidade, consistência e conformidade dos dados trafegados via EDI.
Há diferentes standards, estando entre os principais os seguintes:
- GS1 (usado para sincronizar varejo e saúde)
- ANSI X12 (usado pela manufatura, financeiro e transporte)
- SWIFT (usado pelo setor financeiro)
- HL7 (usado no setor de saúde)
- UN/EDIFACT (usado na Europa).
Fases de envio de um documento com EDI
A sequência de envio é assim:
- Confirmação de recebimento: mensagem do sistema receptor para o sistema emissor, notificando o recebimento e processamento do documento.
- Criação do documento: é a versão oficial do documento, que pode ser uma ordem de compras, fatura ou outro.
- Tradução do documento: formatação do documento no formato EDI, feita por um software EDI.
- Transmissão: envio das informações, feita por FTP ou método baseados em web como SOAP.
- Recebimento dos dados: chegada dos dados no sistema do parceiro, que fica responsável pela conferência da completude e da correção da informação com os standards.
- Tradução de chegada: formatação do documento em um arquivo passível de leitura.
Tipos de transmissão de documentos por EDI
As trocas de informação podem ser feitas de três formas:
- Ponto a ponto: por meio da conexão direta entre dois sistemas.
- Em rede (VAN – value-added network): uma espécie de correio que roteiriza e endereça a comunicação entre vários sistemas.
- Web-based EDI: portal ou plataforma que funciona como uma rede para organizações que não dispõem da infraestrutura EDI.
Benefícios da integração EDI
O EDI traz em si todos os benefícios de uma automatização:
- Conectividade;
- Eficiência;
- Redução de erros no registro de informações manualmente;
- Segurança;
- Economia.
Desafios da integração EDI
As empresas estão se tornando mais digitais. O primeiro desafio é um EDI ponto a ponto (que é uma comunicação direta entre parceiros) pouco atende as empresas de hoje.
Por exemplo: um fornecedor pode, por meio da ferramenta, se comunicar diretamente com um cliente. Mas, se esse mesmo fornecedor atende vários clientes, essa comunicação não se dá de maneira integrada. Então, você precisa de um VAN. Pelas mesmas razões acima, há o desafio da escala e da manutenção do EDI.
Os custos de implantação do EDI também são altos. Hardware, software e equipe especializada tornam a tecnologia cara e com uma grande curva de aprendizado.
A complexidade inerente ao uso do EDI também é desafiadora. Os dados dos documentos devem ser mapeados e adequados ao formato EDI correto. Isso também leva à necessidade de um monitoramento contínuo e auditoria dos sistemas EDI.
Futuro do EDI
O EDI é uma tecnologia que já teve o seu auge e amplíssima difusão. Muitas empresas, principalmente grandes, que investiram na tecnologia cedo, ainda o utilizam. E devem continuar a investir nessa base tecnológica robusta para atender a novas necessidades, uma vez que o próprio conceito de EDI vem evoluindo.
Hoje, porém, existem tecnologias de integração modernas, com funcionalidades que superam as do EDI sem cair nos desafios sobre os quais falamos acima. Com isso, ele está deixando de ser a primeira opção de integração para as organizações.
É preciso, portanto, analisar bônus e ônus das tecnologias disponíveis para integração a fim de tomar uma decisão acertada ou uma ou por várias.
Integração EDI e iPaaS
Se você usa EDI e percebe a necessidade de migrar comunicações feitas por ele ou de somar uma nova solução de integração a essa, o iPaaS pode ser ideal para você.
Da mesma maneira, se você precisa de integrações B2B e ainda não conta com uma solução, conheça também o iPaaS.
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Para saber mais sobre como o iPaaS pode somar ao seu EDI, veja também O poder do iPaaS para a integração EDI perfeita.