Selecionar os dados do sistema A, subir para o sistema B ou enviar para outro setor iniciar o processo seguinte. Já viveu esse cenário? É assim que se opera quando não se faz integração de sistemas.
Quando os sistemas são poucos e não mudam muito, isso pode até não ser um motivo de grande preocupação. Mas o cenário não é mais esse: a transformação digital tem levado as organizações a adquirirem sistemas novos, atualizar legados, mudar e migrar para diferentes sistemas especializados e altamente sofisticados muito mais rapidamente.
Por isso, boa parte delas, para não dizer todas, sente a necessidade de fazer integração de sistemas, sob pena de não colher todos os resultados que poderiam ter em eficiência e custos operacionais ao digitalizar processos.
Ter competência para desenvolver e modificar integrações de sistemas muito rapidamente é um pilar da transformação digital das organizações. E muitas delas perceberam que precisam ter competência, ferramentas e processos internos dedicados para isso.
Neste artigo, você encontra todas as informações para começar a desenvolvê-las.
O que é integração de sistemas?
Integração de sistemas é uma interface que permite comunicação automática entre sistemas desenhados originalmente de maneira independente. Assim, quando acontece algo em um sistema (entrada de algum dado novo), por meio da integração, esse evento é diretamente comunicado para outro sistema que precisa saber disso.
Essa comunicação pode se dar em tempo real ou em lotes, por meio de diferentes tecnologias de integração, como veremos mais abaixo.
Ponto é que a integração garante que a informação esteja em diferentes lugares, sem intervenção humana, acelerando processos ou atividades.
Quais as tecnologias mais usadas na integração de sistemas?
As empresas têm várias opções endereçar suas necessidades de integração. Vejamos as principais:
- Ponto a ponto: conexão direta entre os sistemas.
- ESB: arquitetura de integração centralizada, uma espécie de ônibus central que permite a entrada e saída de dados de diferentes sistemas.
- Integration platform as a servisse (iPaaS): como o EBS, é um middleware, mas é mais leve, sendo low-code e usando standards de mensageria mais leves e simples.
- RPA: um robô que emula o comportamento humano dentro de um sistema, podendo ser a troca de dados entre diferentes sistemas.
- EDI: middleware para troca eletrônica de informação entre sistemas B2B baseados em standards.
Cada uma dessas tecnologias tem vantagens e desvantagens. Algumas abordagens de integração de sistemas vão ser melhores para certos padrões de integração do que para outros.
Para escolher a tecnologia de integração, você deve observar o que o próprio sistema oferece para integração. Boa parte dos sistemas SaaS já são desenhados com APIs e SDKs, por exemplo, portas de entradas para a extração de informações. Mas nem sempre é assim. Sistemas legados, por exemplo, podem não ter portas para interagir com ele. E então você vai ter de suprir essa falta.
E então a empresa precisa pinçar a melhor solução para o caso de uso de maneira particular, mas também para novos casos.
Quais os benefícios da integração de sistemas?
Da própria definição de integração de sistemas já decorrem seus vários benefícios.
- Eliminação de silos organizacionais: com sistemas integrados, os dados transpõem os silos em que são gerados, tornando-se disponíveis e acionáveis para pessoas e processos que precisam consumi-los, no menor tempo possível.
- Diminuição do trabalho manual: a integração de sistemas faz com que todos gastem menos tempo alimentando sistemas e alternando entre softwares, perdendo tempo procurando, levando e atualizando informações manualmente em diferentes lugares. Assim, o tempo e a qualificação dos funcionários deixam de ser dedicados a pequenas tarefas administrativas necessárias, mas sem valor.
- Menos erros operacionais: extrair e compilar dados manualmente pode facilmente levar a perdas ou duplicação. Com sistemas integrados, as informações são muito mais fáceis de acessar e processar. Com isso, as atividades ganham eficiência, rapidez e precisão.
- Fluidez nos processos: a automação de dados e processos de negócio proporcionados pela integração de sistemas vai fazer a operação fluir mais lisa, conectando diferentes plataformas e criando fluxos de trabalho que abrangem vários pontos de contato dos dados, permitindo que todas as pessoas foquem no core business da empresa.
- Redução de custos: ao otimizar a eficiência operacional e de TI, há menos gastos. Por estarem automatizados, os processos liberam tempo para focar e executar as atividades da empresa que realmente geram valor.
- Maior desempenho e produtividade: processos automatizados e integrados garantem um melhor atendimento a todos os clientes e potenciais clientes. Você elimina o tempo de passagem de um processo para o outro.
- Melhor integração entre departamentos: setores em sintonia por conta dos processos integrados, alinhando os times e permitindo desenvolvimento de estratégias colaborativas e troca de conhecimento de forma mais eficaz.
Por que pensar na integração de sistemas na implantação de sistemas?
A organização precisa entender, ao migrar um sistema ou adquirir um novo, quais as integrações que terá de migrar e desenvolver.
Até pouco tempo atrás a integração era uma questão negligenciada na implantação de softwares, observada apenas depois, quando os gargalos operacionais começavam a aparecer.
Manter uma estratégia de integração é uma forma de mitigar esse problema. Ela vai contemplar uma visão de futuro, garantindo que a integração não se limite a demandas reativas, mas também proativa, além de envolver questões como desempenho, escalabilidade, reutilização e manutenção de integrações ao longo do tempo.
Como identificar oportunidades de integração de sistemas?
É visível o aumento da necessidade de integração de sistemas. Os grandes sistemas ERP passaram a conviver – quando não deram lugar – a uma série de sistemas especializados com muitos recursos avançados para responder às diferentes necessidades de negócios nas organizações. A quantidade de fluxos de informação e de trabalho é maior.
Por isso, identificar onde é oportuno integrar é a chave para uma estratégia de integração.
Para isso, as equipes de negócio ter a criatividade de pensar em possíveis formas de conectar os sistemas da organização de maneira a automatizar trocas de informações manuais.
Mais do que isso, elas precisam mapear seus processos e os fluxos de dados ao longo dele, bem como onde são gerados, como são consumidos e como são armazenados.
Como escolher por um padrão de integração?
O Gartner identifica três padrões básicos de integração de sistemas, aos quais todos os casos de integração podem ser reduzidos, por mais complexos que sejam. São eles:
1. Consistência de dados
Esse padrão de integração tem a ver com a integração de dados. Para ser executado, requer funcionalidades como regras de provisionamento e sincronização de dados flexíveis, capacidade de transformações de dados complexas e de transferência de volumes altos de dados, assim como suporte para governança de dados.
2. Processos com múltiplas etapas
A automatização da colaboração entre sistemas em processos requer integrações que permitam a modelagem visual, boa experiência do usuário, adaptabilidade para integrações com aplicações on-premise, mobile, SaaS, IoT etc. e tempo de execução de processos escalável para orquestrar tarefas.
3. Serviços compostos
Envolve novas aplicações que consomem APIs ou dados de outras aplicações, numa arquitetura composable. As ferramentas de integração ideais para esse cenário têm funcionalidades como serviços de composição de alto nível, APIs gateways configuráveis etc.
Antes de desenvolver a integração propriamente dita, a equipe precisa identificar o padrão de integração em jogo.
Se for um caso de consistência de dados a organização deverá se atentar à necessidade sincronização em real time de dados, ingestão, consolidação, transformação e transferência de massas de dados de um lugar para o outro.
Se se tratar de passos de um processo, a preocupação é com a automatização da colaboração entre sistemas.
E se for ligada a serviços de uma arquitetura composta, a preocupação é com APIs gateways configuráveis, webhooks etc.
Nesse mesmo bojo, estão perguntas como:
- Que dados de negócios devem ser integrados?
- Em que direção devem ser transferidos?
- Em que tempo eles precisam ser transferidos?
- Que volume de dados vamos transferir?
- Como daremos suporte interno ao processo de integração de dados?
- Como é nossa governança de dados interna?
Leia mais: 11 perguntas que você precisa saber responder ao iniciar um projeto de integração
Qual a composição de uma equipe de integração de sistemas?
A demanda de integração nasce no negócio, mas há uma questão técnica inegável em toda integração de sistemas, por mais que utilizei um iPaaS low-code ou até solução no-code.
Existem três funções básicas em uma equipe de integração:
- Líder de integração: coordena o projeto, dando direcionamento ao trabalho da equipe de analistas.
- Analista de integração: elo entre as áreas de negócio (que demandam integrações de sistemas) e desenvolvedores.
- Desenvolvedores de interação: atuam com a mão na massa da construção, validação e implantação de fluxos de integração de sistemas.
Veja mais sobre os cargos e funções de uma equipe de integração.
Leia mais: Como montar uma equipe de integração de alta performance?
6 desafios da integração de sistemas
A integração de sistemas tem benefícios evidentes, mas não é tão simples de fazer quanto parece. Veja os principais desafios:
1. Complexidade dos processos
Quando a operação fica mais complexa, contemplando mais usuários, mais sistemas e atividades, a integração dos sistemas torna-se mais desafiadora.
2. Complexidade e mudanças rápidas no ecossistema de aplicações
Estamos em um ambiente digital que, além de grande, muda muito rápido. As organizações aumentaram o número de softwares, o volume de dados processados neles, mas também passaram a mudar com mais frequência seus sistemas.
À medida que adicionam ou migram softwares, a dificuldade de integrá-los aos seus fluxos de trabalho atuais é contínua, não mais pontual.
3. Falta de padronização dos processos
Muitas companhias enfrentam sérias dificuldades na integração de sistemas porque não têm processos bem desenhados e estandardizados. Isso dificulta a visualização das oportunidades de integração.
4. Sistemas legados
É bem comum que o ambiente de TI da empresa seja heterogêneo. Sistemas legados não atualizados sem suporte para tecnologias de integração modernas tornam a integração desafiadora.
5. Falta de tecnologia adequada para integração
Há várias tecnologias para desenvolver integrações, com benefícios diferentes de acordo com o caso de integração em jogo. Isso significa que nem sempre, para uma necessidade de integração, a tecnologia que a empresa já dispõe será a mais adequada e com os menores custos.
O mais comum é que as empresas adotem tecnologias antigas de integração, e sem especificidade. A integração de software é feita de forma convencional é cara, demora bastante tempo e não é escalável.
Como fazer integração de sistemas com um iPaaS?
O iPaaS – acrônimo de integration platform as a service – está entre as tecnologias de integração mais recentes e modernas. O conceito engloba um universo de soluções que vão desde uma abordagem enterprise até domain-specific.
O iPaaS surgiu como uma tecnologia cloud nativa para a integração em escala e altamente flexível de aplicações SaaS e on-premise (de mercado) com baixíssimo time-to-value.
Para isso, incorporou uma série de recursos low-code, que:
- Diminuem o tempo de ativação da solução de integração
- Democratizam o desenvolvimento de integração
- Escalam a capacidade de integrar
- Dão flexibilidade para o desenvolvimento de integrações.
Além disso, o iPaaS vem com melhorias no monitoramento das integrações ativas, facilitando a visibilidade do desempenho e de falhas na transferência de dados.
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