Selecionar os dados do sistema A, subir para o sistema B ou enviar para outro setor iniciar o processo seguinte. Já viveu esse cenário? É assim que se opera quando não se faz integração de sistemas.
Quando os sistemas são poucos e não mudam muito, isso pode até não ser um motivo de grande preocupação. Mas o cenário não é mais esse: a transformação digital tem levado as organizações a adquirirem sistemas novos, atualizar legados, mudar e migrar para diferentes sistemas especializados e altamente sofisticados muito mais rapidamente.
Por isso, boa parte delas, para não dizer todas, sente a necessidade de fazer integração de sistemas, sob pena de não colher todos os resultados que poderiam ter em eficiência e custos operacionais ao digitalizar processos.
Ter competência para desenvolver e modificar integrações de sistemas muito rapidamente é um pilar da transformação digital das organizações. E muitas delas perceberam que precisam ter competência, ferramentas e processos internos dedicados para isso.
Neste artigo, você encontra todas as informações para começar a desenvolvê-las.
O que é integração de sistemas?
Integração de sistemas é desenvolver interfaces de comunicação automática entre sistemas desenhados originalmente de maneira independente.
Ela garante que a informação esteja up-to-date em tempo quase real em diferentes lugares, acelerando o início de processos ou atividades.
Benefícios e importância da integração de sistemas
Da própria definição de integração de sistemas já decorrem seus vários benefícios.
- Eliminação de silos organizacionais: com sistemas integrados, os dados transpõem os silos em que são gerados, tornando-se disponíveis e acionáveis para pessoas e processos que precisam consumi-los, no menor tempo possível.
- Diminuição do trabalho manual: a integração de sistemas faz com que todos gastem menos tempo alimentando sistemas e alternando entre softwares, perdendo tempo procurando, levando e atualizando informações manualmente em diferentes lugares. Assim, o tempo e a qualificação dos funcionários deixam de ser dedicados a pequenas tarefas administrativas necessárias, mas sem valor.
- Menos erros operacionais: extrair e compilar dados manualmente pode facilmente levar a perdas ou duplicação. Com sistemas integrados, as informações são muito mais fáceis de acessar e processar. Com isso, as atividades ganham eficiência, rapidez e precisão.
- Fluidez nos processos: a automação de dados e processos de negócio proporcionados pela integração de sistemas vai fazer a operação fluir mais lisa, conectando diferentes plataformas e criando fluxos de trabalho que abrangem vários pontos de contato dos dados, permitindo que todas as pessoas foquem no core business da empresa.
- Redução de custos: ao otimizar a eficiência operacional e de TI, há menos gastos. Por estarem automatizados, os processos liberam tempo para focar e executar as atividades da empresa que realmente geram valor.
- Maior desempenho e produtividade: processos automatizados e integrados garantem um melhor atendimento a todos os clientes e potenciais clientes. Você elimina o tempo de passagem de um processo para o outro.
- Melhor integração entre departamentos: setores em sintonia por conta dos processos integrados, alinhando os times e permitindo desenvolvimento de estratégias colaborativas e troca de conhecimento de forma mais eficaz.
6 desafios da integração de sistemas
A integração de sistemas tem benefícios evidentes, mas não é tão simples de fazer quanto parece. Veja os principais desafios:
1. Complexidade dos processos
Quando a operação fica mais complexa, contemplando mais usuários, lidando com mais fornecedores, com maior quantidade de processos e mais funções e subsistemas, ter a operação toda integrada torna-se mais difícil.
2. Complexidade e mudanças rápidas no ecossistema de aplicações
Estamos em um ambiente digital que, além de grande, muda muito rápido. As organizações aumentaram o volume de sistemas, mas também passaram a mudar com mais frequência seus sistemas.
À medida que adicionam ou migram softwares, a dificuldade de integrá-los aos seus fluxos de trabalho atuais é contínua, não mais pontual.
3. Falta de padronização dos processos
Muitas companhias enfrentam sérias dificuldades na integração de sistemas porque não têm processos bem desenhados e estandardizados.
4. Sistemas legados
É bem comum que o ambiente de TI da empresa seja heterogêneo. Sistemas legados não atualizados sem suporte para tecnologias de integração modernas tornam a integração desafiadora.
5. Falta de tecnologia adequada para integração
Há várias tecnologias para desenvolver integrações, com benefícios diferentes de acordo com o caso de integração em jogo. Isso significa que nem sempre, para uma necessidade de integração, a tecnologia que a empresa já dispõe será a mais adequada e com os menores custos.
O mais comum é que as empresas adotem tecnologias antigas de integração, e sem especificidade. A integração de software é feita de forma convencional é cara, demora bastante tempo e não é escalável.
Como acertar na integração de sistemas
1. Pensar em integrações desde o início de projetos
A organização precisa entender, ao migrar um sistema ou adquirir um novo, quais os desafios de integração terão de partida e mais os novos que terá de resolver.
Até pouco tempo atrás a integração era uma questão negligenciada no começo dos projetos, observada apenas quando os problemas já chegaram a um nível muito difícil de sustentar.
Manter uma estratégia de integração é uma forma de mitigar esse efeito. Ela vai contemplar uma visão de futuro, garantindo que a solução de integração não se limite apenas a atender os requisitos funcionais de uma demanda única, mas também o futuro, com questões como desempenho, escalabilidade, reutilização e manutenção.
2. Identificar oportunidades de integração de sistemas
É visível o aumento da necessidade de integração. Os grandes sistemas ERP passaram a conviver – quando não deram lugar – a uma série de sistemas especializados com muitos recursos avançados para responder às diferentes necessidades de negócios nas organizações. A quantidade de fluxos de informação e de trabalho é maior.
Por isso, identificar onde é oportuno integrar é a chave para uma estratégia de integração.
As equipes de negócio precisam ter a criatividade de pensar em possíveis formas de conectar os sistemas da organização de maneira a automatizar trocas de informações manuais.
Para tal, é preciso mergulhar na compreensão de processos e dos fluxos de dados ao longo de sua cadeia e, mais do que isso, aliá-la a uma visão de futuro.
3. Ter clareza sobre o padrão de integração
Antes de desenvolver a integração propriamente dita, a equipe precisa responder perguntas fundamentais para identificar o padrão de integração em jogo.
Se se trata de um caso de consistência de dados a organização deverá se atentar à necessidade sincronização em real time de dados, ingestão, consolidação, transformação, e transferência de massas de dados de um lugar para o outro.
Se se tratar de passos de um processo, a preocupação é com a automatização da colaboração entre sistemas.
E se for ligada a serviços de uma arquitetura composta, a preocupação é com APIs gateways configuráveis, webhooks etc.
Nesse mesmo bojo, estão perguntas como:
- Que dados de negócios devem ser integrados?
- Em que direção devem ser transferidos?
- Em que tempo eles precisam ser transferidos?
- Que volume de dados vamos transferir?
- Como daremos suporte interno ao processo de integração de dados?
- Como é nossa governança de dados interna?
Leia mais: 11 perguntas que você precisa saber responder ao iniciar um projeto de integração
4. Ter boas ferramentas de integração
As empresas têm opções de dobra para endereçar suas necessidades de integração, como:
- ESB
- Integration platform as a servisse (iPaaS)
- iBPMS
- MFT
- MDM e
- RPA.
Cada uma com vantagens e desvantagens. Algumas abordagens de integração vão ser melhores para certos padrões de integração do que para outros, claro.
E então a empresa precisa pinçar a melhor solução para o caso de uso de maneira particular, mas também para novos casos.
5. Equipe de integração
A demanda de integração nasce no negócio, mas há uma questão técnica inegável em toda integração.
É preciso conhecer diferentes tipos de APIs, incluindo legadas e menos comuns; estruturas de dados como JSON e XML; linguagem para transformação de dados e por aí vai.
E certamente uma equipe de integração com ao menos um desenvolvedor dedicado e um analista de integração será necessário.
Veja como fazer integração de sistemas com um iPaaS
O iPaaS – acrônimo de integration platform as a service – está entre as tecnologias de integração mais recentes e modernas. O conceito engloba um universo de soluções que vão desde uma abordagem enterprise até domain-specific.
O iPaaS surgiu como uma tecnologia cloud nativa para a integração em escala e altamente flexível de aplicações SaaS e on-premise (de mercado) com baixíssimo time-to-value.
Para isso, incorporou uma série de recursos low-code, que:
- Diminuem o tempo de ativação da solução de integração
- Democratizam o desenvolvimento de integração
- Escalam a capacidade de integrar
- Dão flexibilidade para o desenvolvimento de integrações.
Além disso, o iPaaS vem com melhorias no monitoramento das integrações ativas, facilitando a visibilidade do desempenho e de falhas na transferência de dados.
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Além de todas as funcionalidades de integração de um iPaaS enterprise, oferece serviços de customer success, desenvolvimento e suporte próximos para os clientes, fazendo da integração uma competência de excelência da organização.